RETOUR EXPERIENCE – MISSION DE MANAGEMENT DE TRANSITION DSI CHEZ LA BELLE ILOISE
Client : La belle iloise, à Quiberon
Mission : Novembre 2014 – Juillet 2015
Référence DSI : Présentez-moi le contexte de la mission ?
Dominique Caillon : Je suis intervenu en mission de DSI de Transition suite à la démission du DSI et du responsable fonctionnel en octobre et novembre 2014. La PDG du groupe, Madame Caroline LE BRANCHU souhaitait l’intervention, j’ai fait beaucoup plus de choses que prévu, notamment au niveau de la sécurisation de l’ERP (JDE) et du management de l’équipe.
Je suis arrivé quelques semaines avant Noël, autant dire que c’est un moment où l’activité de l’entreprise, commerciale et logistique, est très forte.
RefDSI : Est-ce que vous savez pourquoi l’entreprise a fait le choix du management de transition ?
DC : L’entreprise a fait le choix du management de transition car elle voulait prendre le temps nécessaire pour retrouver le « bon DSI » tout en assurant une continuité et une qualité de services nécessaire pour elle.
RefDSI : Précisez votre feuille de route ?
DC : La Direction m’a donné les grandes lignes de la mission et son contexte. La DSI en poste était encore présente 4 semaines, cela nous a permis d’assurer un bon niveau de transfert de connaissances. J’ai donc eu le temps de bien préciser ma mission directement avec elle d’un point de vue fonctionnel et technique.
Lors de mon arrivée dans l’entreprise, j’ai pu faire un état des lieux avec la direction, la DSI et les différents responsables sur les questions de sécurité, l’organisation de l’entreprise, ses procédures, ses logiciels, les aspects stratégiques et opérationnels.
RefDSI : Est-ce que votre intervention a bien été comprise par les équipes ?
DC : Oui, j’ai été présenté à mon arrivée, les équipes étaient à l’écoute, j’ai été rapidement bien accepté. La Belle Iloise avait tout mis en place en amont pour que mon arrivée se fasse dans les meilleures conditions. Si j’ai rapidement eu une pleine autonomie et une casquette de pouvoir et de contrôle, on m’a rassuré sur mon droit à l’erreur.
RefDSI :Quels étaient les enjeux de cette mission ?
DC : L’enjeu principal était d’assurer la continuité et la qualité de service.
RefDSI : Quels sont les chantiers mis en œuvre ?
DC : Prioritairement, le plan de reprise d’activité (PRA), puis terminer et démarrer un certain nombre de projets.
Les projets étaient au nombre de 52, dont :
- L’inventaire du magasin
- Le démarrage d’un projet sur la thématique TVA
- La livraison de fournitures
- L’optimisation des transports pour la vente à distance
- La planification : CBB, CBN, production
- …
17 ont été mis en œuvre.
J’ai également installé une confiance au niveau informatique et mis en place une communication sereine. J’ai résolu un certain nombre de problèmes quotidiens et chronophages.
Un gros chantier a été de revoir l’ERP au niveau technique, les programmes n’avaient pas été optimisé en termes de performance ce qui avec le temps et la volumétrie posaient maintenant des problèmes. La partie fonctionnelle était traitée et permettait à l’entreprise de fonctionner, mais, même si le système n’était pas en péril, l’accroissement de la volumétrie des informations à traiter risquait de le mettre.
Il avait en effet été bâti par des personnes qui manquaient de technique et qui ont trouvé des solutions qui correspondaient aux besoins.
J’ai donc fait le point sur l’utilisation au quotidien de l’ERP, sécurisé le système et réécrit le programme pour qu’il n’y ait plus de problème d’exploitation.
RefDSI : Quelles difficultés avez-vous rencontré ?
DC : Je n’ai rencontré aucune difficulté particulière propre à la mission et à l’entreprise, tout s’est très bien passé. Mais nous avons eu la malchance de subir un problème de climatisation qui a endommagé le matériel. La foudre est également tombée sur l’entrepôt où se trouvait la salle serveur, et un coup de pelleteuse a coupé l’alimentation électrique de la presque ile !
Malgré ces aléas extérieurs, nous avons réussi à maintenir un service de qualité, nous n’avons subi aucune perte de données, preuve que les bonnes décisions ont été prises.
RefDSI : Quels ont été vos premiers succès ?
DC : Le premier succès a pour moi été d’ordre humain : mon acceptation au sein de l’entreprise par l’ensemble des équipes.
Si le service informatique avait une appréhension à mon arrivée, je me suis efforcé de les rassurer et en 15 jours ils se sentaient sécurisés.
Je pense avoir instauré une communication plus chaleureuse, plus sereine et plus consciente. Le service informatique d’ordinaire un peu à l’écart dans l’entreprise est aujourd’hui bien intégré, tout le monde communique et s’entraide. Un point a été fait sur les rôles et les responsabilités de chacun pour que tout le monde soit à sa place. Les services ne sont plus dans une relation de face à face, mais d’entraide collaborative.
Je ne peux me montrer propriétaire des autres succès, cela a été un travail d’équipe.
RefDSI : Quelles sont les actions qui ont été mises en place pour préparer l’arrivée du successeur ?
DC : Les actions mises en place ont été les mêmes qu’à mon arrivée, il y a eu un transfert de compétences pendant un mois, des notes de procédures, de système, une présentation à l’équipe et une présentation de l’entreprise.
Le successeur avait plus de pression que moi à son arrivée, n’étant pas là pour un temps déterminé ! Il fallait faire en sorte de le rassurer et de le rendre rassurant pour le reste de l’équipe.
RefDSI : Au bout de combien de temps est-il arrivé ?
DC : Il est arrivé le 1er juillet, soit 7 mois après mon arrivée et 1 mois avant mon départ.
RefDSI : Si cette mission était à refaire, que feriez-vous différemment ?
DC : La mission avait si bien été préparée que je ne vois rien que je ne ferai différemment. Tout le monde savait à quoi s’attendre, c’était une mission très bien organisée.
RefDSI : Finalement quels ont été les avantages de cette mission de transition pour l’entreprise ?
DC : L’avantage premier de la transition est qu’il n’y a aucune perte suite au départ de la DSI : En termes de production, de délais, la continuité est parfaitement assurée. L’entreprise a le temps d’embaucher intelligemment sans dégrader son organisation ni cesser de fonctionner.
J’étais également rapidement en mesure de finir les projets en cours et d’en commencer de nouveaux.
Un DSI de transition a une vision stratégique sur la gestion globale de l’entreprise, un réel apport d’expérience en plus de l’expertise technique.
L’entreprise cherchait à animer une équipe et avait besoin d’un manager qui puisse prendre les bonnes décisions stratégiques. Un DSI Manager de Référence DSI était présent à chaque comité de pilotage mensuel pour assurer le suivi de la mission et faire le relais avec les DSI experts de référence DSI si nécessaire.
